優秀的制度能夠保護弱勢群體的權益，并確保社會資源的公平分配。怎么寫出優秀的常用的檔案管理制度？這里給大家分享常用的檔案管理制度，方便大家學習。

常用的檔案管理制度篇1

為規范和加強生產安全事故檔案管理，根據《中華人民共和國安全生產法》、《中華人民共和國檔案法》和《生產安全事故報告和調查處理條例》的有關規定，制定本制度。

一、本制度所稱的生產安全事故檔案(以下簡稱事故檔案)，是指生產安全事故報告、事故調查和處理過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。

二、事故檔案管理按照《生產安全事故報告和調查處理條例》規定的事故等級處理程序，實行分系統、分級管理。

三、事故檔案管理是參與事故調查處理單位檔案工作的組成部分。

事故檔案的管理應與事故報告，事故調查和處理同步進行。參加事故調查處理的有關單位及個人都有維護事故檔案完整、準確、系統、安

全的義務。任何單位和個人都不得將事故檔案據為己有或拒絕歸檔。

四、事故文件材料的收集歸檔是事故報告和調查處理工作的重要環節。

五、參加事故調查的其他單位可保存與其職能相關的事故調查文件材料的副本或復制件。

六、事故調查及處理工作中應歸檔的文件材料主要有：

(一)事故報告及領導批示;

(二)事故調查組織工作的有關材料，包括事故調查組成立批準文件、內部分工、調查組成員名單及簽字等;

(三)事故搶險救援報告;

(四)現場勘查報告及事故現場勘查材料，包括事故現場圖、照片、錄像，勘查過程中形成的其他材料等;

(五)事故技術分析、取證、鑒定等材料，包括技術鑒定報告，專家鑒定意見，設備、儀器等現場提取物的技術檢測或鑒定報告以及物證材料或物證材料的影像材料，物證材料的事后處理情況報告等;

(六)安全生產管理情況調查報告;

(七)傷亡人員名單，尸檢報告或死亡證明，受傷人員傷害程度鑒定或醫療證明;

(八)調查取證、談話、詢問筆錄等;

(九)其他有關認定事故原因、管理責任的調查取證材料，包括事故責任單位營業執照及有關資質證書復印件、作業規程及技術圖紙等;

(十)關于事故經濟損失的材料;

(十一)事故調查組工作簡報;

(十二)與事故調查工作有關的會議記錄;

(十三)其他與事故調查有關的文件材料;

(十四)關于事故調查處理意見的請示

(十五)事故處理決定、批復或結案通知;

(十六)關于事故責任認定和對責任人進行處理的相關單位的意見函;

(十七)關于事故責任單位和責任人的責任追究落實情況的文件材料;

(十八)其他與事故處理有關的文件材料。

七、事故檔案整理應當以事故為單位進行分類組卷，組卷時應保持文件之間的有機聯系。同一事故的非紙質文件材料應與紙質文件材料分別整理存放，并標注互見號。

八、歸檔文件質量要求：紙質文件材料應齊全完整，字跡清晰，簽認手續完備;數字照片應打印紙質拷貝;錄音、錄像文件

包括數字文件)、電子文件應按要求確保內容真實可靠、長期可讀。

九、文件材料向檔案部門歸檔時，交接雙方應按照歸檔文件材料移交目錄對全部文件材料進

行清點、核對，對需要說明的事項應編寫歸檔說明。移交清冊一式二份，雙方責任人簽字后各保留一份。

十、擅自銷毀事故文件材料、未及時歸檔，或違反本辦法，造成事故檔案損毀、丟失或泄密的，

將依照安全生產法律法規、檔案法律法規追究直接責任單位或個人的法律責任。

常用的檔案管理制度篇2

1、設備管理員應根據設備維護要求以及設備技術狀況制定本廠設備的保養細則、保養周期和檢定周期，并做好設備維修記錄臺帳。

2、設備操作工在獨立使用設備前，須掌握該設備的操作技能。

3、設備使用應定人定機，對公用設備由專人負責保養。

4、操作工要養成自覺愛護設備的習慣。班前班后認真擦試設備及注油潤滑工作，使設備經常保持良好的潤滑與清潔。

5、操作工要遵守設備操作規程，合理使用設備，管好設備附件。

6、對私自操作設備人員，要進行嚴肅的批評教育，由此發生的一切后果由私自操作者負責。

7、設備發生故障應及時停機，使用部門應立即通知設備管理員或單位領導，請修理人員檢查排除故障。當修理人員在排除故障時，操作人員應積極協助修理人員排除故障。

8、對設備使用年久，部件嚴重損壞，又無法修復和沒有改造價值的，可辦理報廢手續報請單位領導批準。

9、對設備的檢查、保養、修理應做好所有記錄，由設備管理員歸檔，以便檢查。

常用的檔案管理制度篇3

為進一步加強檔案管理工作，夯實檔案工作基礎，切實提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《干部人事檔案工作條例》，現制定管理辦法如下：

本辦法適用于我縣機關事業單位副科級以下的管理人員、專業技術人員和工勤人員的檔案管理工作，實行單位一把手負責制，選配政治素質好、作風正派的專門工作人員(以下簡稱人事干部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保證人員相對穩定。

檔案工作應遵循五大原則，即黨管干部、黨管人才，依規依法、全面從嚴，分級負責、集中管理，真實準確、完整規范，方便利用、安全保密。

各單位人事干部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管____，負責本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作，負責接交的檔案材料真實準確，完整規范，堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關事宜。

一、檔案內容

檔案材料主要涉及干部職工工作及學習過程中形成的供組織考察的各類資料，包括十大類：一是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考核鑒定，四是學歷學位、職稱、論文、培訓，五是政審、審計類，六是黨、團材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級并行、出國(境)審批，十是報到(派譴)證、計生材料。

二、檔案管理

檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。

收集檔案材料時應確保收集材料屬歸檔范圍，確保收集材料填寫規范、真實完整。具體要求：①檔案材料應當為原件;②檔案材料載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(或打印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。

經鑒別，符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個月內按要求履行移交手續送交檔案室。自文件下發之日起，未及時移交的檔案材料，檔案室不再接收。

三、檔案利用

檔案利用主要包括查(借)閱、復制和摘錄等。嚴禁拍攝復印檔案內容，因工作需要取證的，經審查批準后方可復印。

查(借)閱檔案一般要求2名以上共產黨員按程序申請，

由檔案室根據規定，確定是否提供和提供什么材料。嚴禁個人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續，限期歸還，不得轉借。

查檔(含復制、摘錄)程序：查閱單位填寫《查閱檔案審批表》，經單位和主管單位負責人同意后，報檔案室分管領導審批，人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調查證明材料介紹信查檔。

臨猗縣人力資源和社會保障局

20__年7月11日

常用的檔案管理制度篇4

第一章總則

第一條為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。

第二條本制度所稱的檔案是指過去和現在的企業各級部門及員工從事生產、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經辦統一管理。

第二章檔案歸檔

第四條歸檔范圍

(一)

(二)通用管理：證書、部門職責、崗位職責、手冊、注冊申報資料等。工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造價、工程管理(變更、進度控制、質量控制)、工程驗收、工程報批資料等。

(三)合同：原輔料采購、設備采購、工程基建、技術轉移、委托合同、設計合同、其他合同。

(四)設備檔案：公用系統、物料、倉庫等輔助設備;生產部設備、工程部設備、QC部設備等。

(五)

(六)員工培訓：培訓計劃、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。計量：化測類、力質類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、流量類等，設備內部校驗記錄歸于設備檔案中。

(七)產品檔案：產品批件、包裝設計、技術轉移資料、產品工藝規程及空白批記錄、質量標準、留樣觀察和產品穩定性試驗資料、產品質量回顧、變更情況、產品藥檢所檢驗報告(含送檢或抽檢)、產品重大質量事故資料等。

(八)

(九)

(十)檢驗方法：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。(十一)記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請驗單等;

(十二)批記錄：批生產記錄、批檢驗記錄、批監控記錄、批包裝記錄等。(十三)標準操作規程。

(十四)驗證文件：驗證主計劃、廠房及公用系統、生產設備驗證、QC設備驗證、工程部設備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。

(十五)行政類文件：

行政法規性文件。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章規程等;

各類公文。本企業對外的正式發文與相關機構來往的批復;

各類證照、證書。包括章程、法人營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、土地證、房產證、商標注冊證書、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書等;人事任命、勞動糾紛等;

各類固定資產資料。包括車輛所有原始證照、辦公設備、儀器設備說明書、保修卡等;

所有加蓋公章的文件復印件;

在企業文化建設和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟等形式的歷史記錄。

第五條歸檔時間

(一)各類證照、批件、商標、合同、協議等原始文件和加蓋公章的文件復印件須于文件產生的24小時(一個工作日)內到檔案室辦理歸檔手續;

(二)設備檔案、產品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規程隨時產生隨時歸檔;

(三)員工培訓類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續;

(四)計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續;

(五)供應商檔案按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的

資料到檔案室辦理歸檔手續;(六)(七)手續;(八)

驗證文件隨時產生隨時歸檔，驗證主計劃按年度歸檔，于每年1月25記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次;

批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔

日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續;(九)(十)

其他文件每周一集中歸檔一次。

未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，并根據情節

輕重予以相應處理。

第六條歸檔份數(一)(二)

原件全部歸檔，并注明份數、出處。

使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。

第七條歸檔要求(一)(二)(三)(四)

由檔案室和各部門指派一名專人負責歸檔事宜。對已經破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。文件必須通過系統整理后再歸檔。

文件須經歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認后方可歸檔。

第八條歸檔手續

各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負責人和總經辦負責人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認。

第三章檔案的收集與整理

第九條檔案的收集(一)

由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。

(二)由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統的、

全面的整理。(三)

收集時要保證檔案的質量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。

第十條檔案的整理

(一)(二)

檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數字組成，具體說明如下：

7、8、9位代表流水號001～999。、6位為檔案柜號。、4位為二級分類的編號。、2位為一級分類的英文縮寫。

第四章檔案建檔

第十一條分類梳理

歸檔的資料，由檔案員分類、編號，于文件歸檔的當天入庫，并建立《檔案明細臺賬》。第十二條檔案專用章

所有歸檔的復印件及歸檔原件產生的復印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條檔案編號章

檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。第十四條檢索目錄

所有歸檔文件，由檔案員建立對應關系的電子版檢索目錄，并定期核對。

第十五條電子備份

重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。

第五章檔案使用和歸還

第十六條檔案使用(一)

文件復印：由使用人填寫《檔案復印登記薄》，一般性文件經部門負責人批準，重要文件同時報分管副總批準，由檔案員復印、提供。

(二)

借出已加蓋檔案專用章的復印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經部門負責人批準，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準;十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續。

(三)

借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經部門負責人批準，于檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。

(四)

借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經部門負責人批準，最長不超過五個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準，總經辦會簽;五個工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續;原件借出后不再歸還的，須經分管副總、總經理批準，總經辦會簽，檔案室保留復印件備查;

(五)外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經總經理批準后方可使用。

(六)

按規定審批，由當事人和檔案員在相應登記薄上登記并簽字確認方可使用檔案;違者一經發現，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失的，由檔案員全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

第十七條檔案歸還(一)

檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經檢查無誤后，應在《檔案借出登記薄》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。

(二)

發生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失

的，由使用人全部承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

(三)檔案歸還時內容發生變更的，使用人應及時知會檔案員進行更新，以保持檔案的準確性。

第十八條檔案保管與檢查

(一)

公司各類應歸檔文件應集中于檔案室管理，任何部門和個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據為己有，造成損失的，由當事人全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

(二)

每月底，總經辦負責人將對檔案室的資料進行抽查;每三個月與檔案員共同對檔案室的所有資料進行一次徹查，并填寫《檔案清查記錄》。

(三)

檔案管理應賬實相符。檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

第六章檔案保管期限和銷毀

第二十條檔案的銷毀(一)

對需要進行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫《檔案銷毀申請表》，并制作

《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑒定的情況和銷毀的理由等內容的書面報告，經相關部門負責人和總經理審核簽字同意后，方可銷毀。

(二)

由檔案員進行檔案銷毀，QA和檔案歸檔部門各指派一人進行監銷，檔案

銷毀須協同保衛部門共同處理。

(三)

檔案銷毀時檔案員要在銷毀清冊上“銷毀情況”一欄注明“已銷毀”字

樣和日期，監銷人員要在銷毀清冊上簽字確認。

常用的檔案管理制度篇5

校舍檔案是維護學校權益，查勘維修房屋，合理使用校舍，反映學校建設歷史的重要資料。為了加強校舍檔案管理，更好地為學校教育教學工作服務，根據上級有關規定，特制定本制度：

一、檔案的收集

要充分認識校舍檔案收集的意義，在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集，檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。

1、收集之前要明確歸檔范圍、時間、要求。

2、應有積極態度和主動精神，不能坐門等客。

3、一式二份，正本放教育委員會，副本存學校。

4、當撤銷學校的校舍檔案，應全部移交給市教育委員會。

二、校舍檔案管理

1、邊鑒定邊整理，按要求進行分類、組卷，文件排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。

2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持文件之間的歷史聯系，利用原有基礎，便于保管和利用。

3、檔案整理要充分利用原有的基礎。

4、檔案的整理必須便于保管和利用。

三、檔案的保管

按要求設立庫房，庫房的要求達到“十防”，按要求設置保管設備，材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數量、名稱。

四、檔案的移交

交接雙方必須根據案卷目錄清點核對，并在交接收據上簽名蓋章，其收據一式三份，交接雙方各一份，會計一份。

五、查閱和借閱

1、首先辦理查閱或借閱手續，外單位查閱或借閱須持介紹信和領導批準手續。

2、查閱或借閱，只允許在檔案室進行。

3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉讓他人閱覽、缺頁等，嚴守保密規定，歸還時清點清楚。

4、查閱或借閱時，嚴禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染檔案。

六、檔案保密

檔案室必須有安全保證，措施到位，查閱、借閱必須在檔案室內查閱。閱后不能亂說，閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊，經領導審批后，二人以上人員監銷。

七、清銷

1、清銷之前，首先由管理員定期和不定期對檔案進行統計，如發現確實因污染、損壞等原因造成無使用保留價值，經鑒定小組的鑒定同意后方可清銷。

2、清銷應有二人以上人員監銷，以防失泄機密。

3、要遵守保密規定，堅持杜絕任意和自銷毀文件或賣給廢物收購站。