檔案安全管理制度通用
檔案是直接形成的歷史記錄。“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性。以下是小編為大家收集的關于檔案安全管理制度通用的相關內容，供大家參考，希望對大家有所幫助!
檔案安全管理制度通用（精選篇1）
一、立卷歸檔制度
1、凡本單位在黨、政、工團、基建、教學形成的具有查考利用價值的文件材料(包括文字、統計數學、圖紙、相片、錄音(像)、報表等)均屬歸檔范圍。
2、每年文書檔案由文書人員負責在第二年三月份結束歸檔工作，學籍檔案、德育檔案、實驗教學檔案、信息技術檔案、電教檔案、圖書室檔案由負責人在第二常年度9月份結束歸檔工作。立卷歸檔，并向綜合檔案室移交。
3、歸文件材料必須收集齊全，組卷合理，分類清楚，卷內文件排列系統，保管期限劃分準確，案卷標題簡明確切，裝訂結實、美觀，字跡工整、清晰。
二、檔案借閱制度
1、凡本單位人員因工作需要查檔案，一般在檔案室查閱，如需借出，須辦妥手續后方可借出，并在2—3天內歸還。
2、借閱檔案，必須履行登記手續，填寫借閱登記及檔案利用效果。
3、查閱或需摘錄機密檔案，須經領導批準，并在指定地點查閱，不得翻閱其他無關材料。
4、凡外單位來查閱檔案，須持單位介紹信，并說明查閱內容，年代和目的才能查閱，除特殊情況外，一律不外借。
5、借閱檔案必須妥善保管，愛惜使用，禁止私看折卷，抽頁，隨意涂改做記號，不得擅自復制、轉借他人或單位，一經發現依法處理。
6、凡未經整理，登記完畢的檔案，一律不外借。
三、檔案保密制度
1、嚴守有關保密守則。
2、不隨便攜帶機密材料和檔案庫房、箱、廚鑰匙。
3、不準將機密材料、內部資料、作為廢紙出售。
4、提供利用秘密文件資料，嚴格按照密級規定執行審批手續。
四、檔案室管理制度
為了加強檔案室管理工作，切實做到“八防”，確保檔案的安全和質量，特制定本制度：
1、檔案室應有專人專管，非檔案工作人員未經同意不得隨意入內、開啟。
2、檔案室內嚴禁吸煙，工作人員離開檔案室時，要關閉門窗，切斷電源。
3、檔案室內要經常進行通風，打掃，保持清潔干燥，按時更換防蟲藥品。
4、檔案箱排列整齊，分類存放，每年清庫查對檔案一次，確保檔案安全。
5、調查檔案要嚴格履行登記手續，做到調卷登記，還卷注銷。
五、檔案統計、鑒定、移交制度
檔案統計：
1、建立檔案統計臺帳，對收進、移出的檔案資料做到帳物相符。
2、編制檔案工作情況統計表，提供利用檔案資料定期匯綜上報。
檔案鑒定和移交：
1、成立檔案鑒定工作小組。
2、根據國家有關檔案保管期限的規定，制定本單位保管期限表，定期對已經超過保管期限的檔案進行再鑒定，準確地判定檔案的存毀。
3、銷毀無保存價值的檔案，須由鑒定小組提出意見。登記造冊，經單位領導人批準后由二人在指定地點監銷，并在銷毀清冊上簽字。
檔案安全管理制度通用（精選篇2）
1、外單位借閱檔案資料需持介紹信，經主管經理批準后，方能查閱。
2、凡公司系統的工作人員，因工作需要借閱檔案的，由借閱人向檔案員辦理借閱手續，填寫借閱登記卡，返回檔案時，由檔案管理人員認真檢查并及時銷帳。
3、借閱檔案資料要妥善保管，不得勾劃、涂改、圈點、裁剪、損壞，否則取消借閱權.對于將檔案丟失者要追究責任。
4、借閱各項檔案人員必須遵守保密制度，不得轉讓他人使用。
5、公司各單位工程技術人員在工作發生變動時，必須由本人向檔案室交回借用的全部資料，否則，主管調動部門不予開調令。
6、工作調出，必須將檔案、科技書、資料全部交加，外出參加科技性會議帶回的資料，一律交檔案室存放。
7、經批準查閱的絕密檔案，只能在檔案室閱文，不得帶出室外查閱、翻印和轉借。
8、在查閱檔案中不得折卷，不得損壞、涂改，因工作需要必須摘抄的，必須抄在工作手冊上.
9、查閱檔案的部門，要及時將利用效果登記冊內。
10、上級部門審查檔案資料時，需派車由有關人員和專職檔案管理員妥善保管共同到指定部門進行審檢，待審查結束后，把檔案資料安全歸位。
11、檔案資料按統一分類大綱進行分類、編目、劃定保管期限限、密級。
12、維護國家機密，卷面、封面要注意密級。密級定為三種：(1)絕密(2)機密(3)秘密
13、加強檔案的安全管理，檔案必須存放在專用的保險柜內嚴密保管，檔案室門窗要堅固，做到安全可靠。
14、保護檔案庫的清潔，經常檢查，發現問題要及時請示處理。
15、保持好庫的溫濕度，經常檢查調整，按規定填寫溫濕度記錄。
16、案庫房是檔案保管要害部位，非本室人員一律不得進入。有查閱檔案資料的同志請等候調卷，在閱覽室查閱。
17、借閱制度，搞好借閱、查閱、入庫、發放登記工作。
檔案安全管理制度通用（精選篇3）
為了加強和規范會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，根據《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規定，結合本單位工作實際情況，特制定本制度。
第一條會計檔案的歸檔范圍。
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計年度數據備份盤、會計核算系統軟件、操作人的密碼等會計核算專業資料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：
(一)會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。
(二)會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。
(三)財務報告類。包括月度、年度財務報告、其他財務報告，報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文說明。
(四)其他類。包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。
第二條會計檔案的整理。
會計年度終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。
(一)會計憑證。
(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。
(2)分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
(二)會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。
(1)會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”樣，不填其它內容。
(2)會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
(3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。
(4)會計賬簿的裝訂順序：
a、會計賬簿裝訂封面;
b、賬簿啟用表;
c、賬戶目錄;
d、按本賬簿頁數，順序裝訂項頁;
e、會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。
(6)賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
(8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。
(三)會計報表
會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。
第三條會計檔案的歸檔保管。
(一)當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由業務人員保管一年，期滿后轉入檔案室并由專人保管。
(二)會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系列工作。
(三)機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。
(四)磁性介質會計資料的歸檔。年度終了，系統管理員將當年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細標注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度數據備份盤;同期的操作系統、相關應用程序軟件及會計核算系統軟件;操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質保存的會計資料，根據保管期限，由系統管理員定期復制，且應標識清楚，雙份歸檔，異地存放。
第四條會計檔案的保管期限。
會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25年5類。詳見附表一。
第五條會計檔案的借閱。
(一)建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
(二)凡需借會計檔案的人員，須經領導批準后，方可辦理調閱手續。
(三)借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。
(四)借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經局領導批準，需要復制會計檔案的，須經局領導批準后方可復制。
第六條會計檔案的銷毀。
保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規定的情形外，按照以下程序銷毀：
(一)會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數，起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。
(二)局分管領導要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見、
(三)銷毀會計檔案時，應由同級檔案機構、財政部門和審計部門派人員監銷。
(四)監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。
第七條保管期滿但未結清的債權債務。
原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
在建項目尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷毀。
第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙方應當辦理會計檔案交接手續。
移交會計檔案時，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱，卷號、冊數，起止年度和檔案編號，應保管期限，已保管期限等內容。
交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第九條會計檔案的保管要采取嚴格的安全措施。
檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防高溫、防塵、防蟲、防鼠，磁性介質資料要做到防磁、防雷。重(!)要資料實行雙備份，一份存檔案室，另一份異地存放。磁性介質資料應定期復制。經過系統整理以后的檔案要入庫上架，排架管理，按全宗號順序依次排列，自左向右，自上而下地進行排列，環境保持通風透光。
第十條檔案管理人員做好會計檔案的工作，遵守保密制度。
檔案安全管理制度通用（精選篇4）
1.目的
為進一步規范公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全生產管理工作的順利進行。根據《中華人民共和國安全生產法》、《中華人民共和國檔案法》及有關規定，結合公司實際，制定本制度。
2.適用范圍
適用于本公司安全文件、檔案管理
本制度所稱安全文件、檔案是指在安全生產管理活動中直接形成的，對國家、社會及企業安全生產具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.管理體制與職責
3.1公司的安全生產直接責任人負責安全生產檔案工作的領導，指定一位檔案管理員，負責檔案日常管理工作。
3.2安全生產檔案管理員應具有安全生產及檔案專業知識，集中統一管理本公司安全生產檔案，對各部門、車間的安全生產檔案工作進行監督與指導。
3.3安全生產管理檔案員職責
(1)凡是企業生產及業務活動中形成的有保存價值的與安全關聯性文件材料都應按規定收集齊全，整理歸檔。
(2)建立健全安全生產檔案管理責任制和規章制度。
(3)安全生產檔案管理員應忠于職守，認真執行有關法律、法規和相關標準，協助各職能部門、車間對收集的安全關聯歸檔材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。
(4)公司辦公室負責收集公司領導在企業安全管理和參加重大安全生產活動中形成的材料。
4.檔案的范圍、收集與移交
4.1安全生產檔案范圍包括以下內容：
1)基礎檔案
(1)企業基本情況;
(2)廠區平面布置圖;
(3)主要管理人員登記表;
(4)企業證照文書;
(5)危險化學品登記證;
(6)職業危害申報表及申報回執單;
(7)應急預案備案回執單;
(8)重點部位、關鍵裝置和危險崗位一覽表;
(10)特種設備登記表;
(11)特種作業人員登記表(附操作證復印件)。
2)組織機構
(1)安全生產組織架構圖;
(2)關于成立安全生產領導小組的通知;
(3)關于任命安全生產管理人員的決定;
(4)關于印發安全生產職責和安全管理制度的通知。
(5)其他與安全組織有關的內容。
3)安全職責
各部門、各級人員安全生產職責
4)安全管理制度
安全標準化規定的安全管理制度。
5)安全操作規程
6)教育培訓
(1)企業安全教育培訓計劃;
(2)企業主要負責人、管理人員的安全教育培訓記錄;
(3)員工三級教育培訓卡;
(4)員工三級安全教育培訓記錄;
(5)特種作業人員安全教育培訓記錄;
(6)復轉崗、“四新”安全教育培訓記錄;
(7)日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結;
(8)應急救援預案演練記錄及總結，
(9)其他安全培訓記錄。
7)安全檢查
(1)各級政府及行業主管部門監督檢查所發的安全檢查指令書、整改通知書等各類執法文書;
(2)企業執行各類執法文書所采取的措施及上報主管部門的報告;
(3)安全監督執法方面的其他文件、文書和記錄。
(4)安全檢查及整改通知書(企業自檢部分)。
(5)車間(部門)、班組例行安全檢查記錄;
(6)各專項安全檢查的計劃安排、檢查記錄;
(7)安全生產領導小組組織季度、年度安全檢查記錄;
(8)各項安全檢查的處理情況及整改驗收記錄;
(9)各項安全檢查的總結匯報材料;
8)安全投入
(1)全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃;
(2)安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄;
(3)安全隱患整改方面的投入記錄;
(4)勞動防護用品方面的投入記錄;
(5)安全防護設備、設施方面的投入記錄;
(6)安全評價、職業安全健康管理體系、安全文化建設的投入;
(7)其他與安全有關的投入。
9)“三同時”
(1)有關安全設施和勞動防護職業衛生方面“三同時”項目的文件、資料;
(2)“三同時”項目的設計圖紙及相關資料;
(3)“三同時”項目的竣工驗收報告及相關資料;
(4)其他與“三同時”項目相關的文件、資料。
10)防護裝置(含職業衛生設備、下同)
(1)各類安全防護設備的種類及型號等基本情況資料;
(2)各類安全防護設備運行維護保養情況記錄;
(3)應急救援設備的種類、數量、型號及管理部門、狀況記錄;
(4)其他與安全防護設備相關的文件、資料和記錄;
11)特種設備
(1)特種設備制造單位、合格證書、使用說明書、安裝技術文件和資料;
(2)特種設備的定期檢驗記錄;
(3)特種設備的日常使用及維護保養記錄;
(4)特種設備安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維修保養記錄;
(5)特種設備運行故障和事故記錄。
12)安全用電
(1)變、配電室運行狀況記錄。
(2)臨時用電申請及拆除記錄;
(3)配電柜(箱)、控制柜(箱)等用電設施運行記錄;
(4)變配電室平面圖及供電系統圖。
13)工傷保險
(1)參加工傷保險員工的名單;
(2)企業為員工繳納保險費的憑證或單據;
(3)發生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據;
(4)其他與工傷保險相關的文件、憑證或單據。
14)職業病防治
(1)本公司內產生職業病危害的崗位情況及可能產生的職業病種類;
(2)產生職業病危害的崗位的預防措施情況;
(3)產生職業病危害的崗位定期檢測檢驗報告;
(4)接觸產生職業病危害的崗位的員工及其身體檢查情況;
(5)確診為職業病的員工情況及其身體檢查、治療記錄;
(6)其他與職業病防治相關的文件、材料。
15)勞動防護用品
(1)各類勞動防護用品發放記錄;
(2)員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄;
(3)其他與勞動防護用品有關的文件、材料。
16)事故調查處理
(1)事故調查收集各類證據;
(2)事故調查的相關會議記錄;
(3)工傷事故調查處理報告書(表);
(4)按“四不放過”原則對事故進行處理的文件;
(5)其他與事故相關的文件、資料。
17)消防安全
(1)消防安全管理制度及落實情況記錄;
(2)消防安全管理組織機構和各級消防安全責任人的崗位職責;
(3)消防設施、器材平面布置及應急疏散平面圖;
(4)火險火災應急處置預案框圖及實施細則;
(5)義務消防隊人員名單及其消防裝備情況;
(6)建筑物或者場所施工、使用前的消防設計審核、驗收以及消防安全檢查的文件、資料;
(7)消防設施、器材及防火材料的合格證明材料;
(8)消防設施、器材定期檢查、測試報告以及維修保養記錄;
(9)有關電氣設備檢測(包括防雷、防靜電)等記錄資料;
(10)火災隱患及其整改情況記錄;
(11)其他與消防安全相關的文件、資料和記錄。
18)其他與安全生產相關的內容。
4.2收集與移交
(1)歸檔材料應是企業開展安全生產標準化管理中形成的各種文件、記錄、臺帳、規章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術資料等。
(2)歸檔材料應確保完整、準確、系統，反映企業安全生產標準化管理活動的真實內容和歷史過程。
(3)用紙、用筆標準(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。
(4)具有重要保存價值的電子文件，應與內容相同的紙質文件同時歸檔。
(5)本公司及各部門在安全生產管理過程中形成的材料應隨時歸檔，對基礎建設、物料購置與處理、產品生產等活動中形成的與安全相關材料，可在項目結束后整理歸檔。
(6)安全生產檔案管理員負責有關歸檔材料的審核。
(7)安全生產檔案管理員應對各部門送交的各類安全生產檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式二份)上簽字，正式履行交接手續。接受電子安全生產檔案時，應在相應設備、環境上檢查其真實有效性，并確定其與內容相同的紙質安全生產檔案的一致性，然后辦理交接手續。
(8)在資產與產權變動時，本公司安全生產領導小組應負責安全生產檔案處置工作的組織協調，按國家有關法規做好善后工作。其安全生產檔案由接受單位或原主辦單位保存。
5.檔案處理
1)根據公司安全標準化管理要求，安全管理檔案建檔，與危化品企業安全標準化《評審標準》一致，設立以下檔案類別，并根據其歸檔內容分別編制檔案目錄。
(1)法律、法規和標準
(2)機構和職責
(3)風險管理;
(4)管理制度;
(5)培訓教育;
(6)生產設施及工藝安全
(7)作業安全
(8)職業健康
(9)危險化學品管理
(10)事故與應急
(11)檢查與自評
2)特殊載體安全生產檔案(錄像帶、照片、磁盤)可按載體形式、所反映問題或形成時間進行分類編目，并分別保存，注明與相關紙質檔案文件的編號。
3)檔案保存，設專用柜屜，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保安全生產檔案安全。對破損或載體變質的安全生產檔案要及時進行修補和復制。
4)安全生產檔案保管期限分永久、長期(五年)、短期(一年)三種。
5)對保管到期的安全生產檔案，由本公司安全生產領導小組及檔案工作人員進行鑒定，對經過鑒定后已失去保存價值的安全生產檔案，應寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，經鑒定人員簽字后，報安全生產第一責任人審批。銷毀安全生產檔案時必須履行簽字手續，由兩人以上監銷，銷毀清冊長期保存。
6)安全生產檔案工作人員調動工作時，必須辦理完安全生產檔案移交手續后方可離崗。
6.檔案利用
(1)安全生產檔案的借閱、復制必須經本公司安全生產第一責任人或安全生產直接責任人的批準。
(2)在提供、利用、公布安全生產檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權益。
(3)應積極主動地接受安全生產監督管理部門對安全生產檔案管理工作的監督指導。
檔案安全管理制度通用（精選篇5）
第一條:為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為安全生產服務，特制定本管理制度。
第二條:本制度所稱的檔案，是指過去的和現在的安全工程技術相關的對安全生產有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條:本企業的所有人員都有保護檔案的義務。
第四條:負責安全及工程技術的領導，應把檔案管理列入每年的工作計劃。
第五條:檔案工作實行統一領導、分級管理的`原則，維護檔案完整與安全。
第六條:工程科主管工程技術檔案工作，對分公司的檔案工作實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導。
第七條:工程科檔案室及檔案保管人員，負責保管本公司的工程安全技術檔案。
第八條:檔案工作人員應當忠于職守、遵守紀律，具備專業知識。
第九條:對按規定應當立卷歸檔的相關資料，必須按照規定定期向工程技術科或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。
第十條:檔案室應當建立科學的管理制度，便于檔案的利用，配置必要的設施，確保檔案的安全，采用先進管理技術，實現檔案管理的現代化。
第十一條:保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關保密法律和行政法規的規定辦理。
第十二條:堅定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法。
檔案安全管理制度通用（精選篇6）
1目的和范圍
為便于電梯的維護保養，分析電梯故障原因，及時消除電梯事故隱患，了解電梯日常管理的進展情況。規定了對電梯所涉有關資料存檔、保管、借用等方面的要求。
2職責
電梯安全管理員負責電梯檔案的收集、管理工作，單位檔案室負責電梯檔案的存檔、保管工作。
3安全技術檔案的管理制度
3.1安全技術檔案至少包括以下內容:
a) 《特種設備使用登記表》;
b)設備及其零部件、安全保護裝置的產品技術文件;
c)安裝、改造、重大維修的有關資料、報告;
d)日常檢查與使用狀況記錄、維保記錄、年度自行檢查記錄或者報告、應急救援演習記錄;
e)安裝、改造、重大維修監督檢驗報告，定期檢驗報告;
f)設備運行故障與事故記錄。
日常檢查與使用狀況記錄、維保記錄、年度自行檢查記錄或者報告、應急救援演習記錄，定期檢驗報告，設備運行故障記錄至少保存2年，其他資料應當長期保存。
3.2安全管理員及檔案管理員應認真貫徹檔案工作的方針、政策，做好檔案、資料的接收、登記、整理、保管、借閱等事宜，為電梯的安全運行提供準確的信息資料。
3.3電梯安全管理員應監督電梯作業人員做好各種記錄，及時將各種記錄移送檔案部門保管。
3.4電梯安全管理員每月應將各種記錄送交檔案管理部門保管。
3.5有關人員部門需借用電梯資料的應經電梯安全管理員同意簽署意見后向檔案管理部門借閱，并按規定做好借閱登記手續，按時歸還借閱資料。
3.6電梯的各種資料應按年度由檔案管理部門裝訂成冊。
3.7電梯相關資料的銷毀應經電梯安全管理員的允許才可進行。