制度為社會運作提供了框架和規范，從而保障了社會的穩定和公正。下面是一些公司檔案管理的制度免費閱讀下載，希望對大家寫公司檔案管理的制度有用。

公司檔案管理的制度篇1

一、根據檔案工作業務的有關要求，集中統一管理檔案的原則，凡是本公司各種門類和載體的檔案由綜合檔案室集中管理，不得分散保存。

二、檔案室對檔案的收進、移出、保管、利用、移交要進行登記和統計，做到數據準確、詳實。

三、檔案室做到防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防火，維護檔案的完整與安全。

四、檔案的銷毀、、解密，由本局檔案鑒定小組提出意見。銷毀過期檔案，應登記造冊，經領導人批準簽字，報上級業務部門備案，同意后方可銷毀。

五、查閱檔案時，要履行借閱登記手續，當面清點，用后及時歸還。檔案若有破損或字跡模糊，應及時修補和復制。

六、檔案工作人員工作調動，必須辦理移交手續，雙方交接清楚，領導認可方能離開崗位。

公司檔案管理的制度篇2

一、目的

為規范公司各職能部門的檔案管理工作，確保檔案保管安全，發揮檔案價值，更好地為公司各項工作服務，現根據《中華人民共和國檔案法》，結合公司實際情況，發布《公司檔案管理制度》（以下簡稱“本制度”）。

二、檔案的定義

（一）檔案指公司及下屬項目公司在成立、產權變動、工程建設、經營管理、社會活動中所形成的具有參考、保存價值的紙質文件、電子文件、光盤、照片、實物等各種載體的記錄。

（二）日常工作中形成的各類過程文件屬于資料，不屬于檔案范疇。

三、管理機構

公司綜合管理部統籌公司及下屬項目公司檔案管理工作，負責公司及下屬項目公司檔案工作的整體規劃、組織協調和指導幫扶；下設檔案室，負責保管公司及下屬項目公司重要檔案。

四、工作職責

公司綜合管理部設置檔案管理員，其工作職責為：

（一）制定和完善檔案管理制度。

（二）開展檔案管理培訓，指導和幫扶檔案管理工作。

（三）負責檔案的收集、整理、保管、利用，負責檔案室的日常管理。

（四）對所有保管的原始檔案必須建立完整的電子臺賬并定期備份（至少每兩月一次）。

五、檔案鑒定

檔案鑒定包括歸檔文件的鑒定、到期檔案的鑒定。

（一）歸檔文件的鑒定，包括歸檔范圍、密級、保管期限的鑒定。

1、歸檔范圍。檔案管理員統計、鑒定檔案產生情況，梳理歸檔范圍，報領導審批確定。

歸檔范圍載體包括但不限于：

（1）公司管理文件：如資質文件，包括企業注冊營業執照、組織機構代碼證等；公司、公司形成并下達的各類正式文件，包括決議、決定、條例、規章制度等法規性文件、會議紀要材料、重要記錄；公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；國家、地方政府政策文件類。

（2）項目資料：如開發文件類（前期、配套文件）；圖紙類；合同類（包括商品房合同）；工程技術文件類；招標文件類；項目企劃、銷售資料類；前期市場調研、土地分析等資料類；竣工報建資料類。

（3）聲像資料及實物檔案：如反映公司重要活動事件的剪報、聲像材料，有紀念意義的展覽照片、錄音、錄像等文件材料；公司的歷史沿革、大事跡、錦旗、證書、獎杯、獎狀、項目樓書。

2、密級鑒定。檔案密級由低到高劃分“普通”、“秘密”、“機密”三級，泄漏會使公司權利和利益遭受不同程度的損害，因此，歸檔時要根據文件內容與類型劃分密級等級，確保檔案安全。

普通是公司可對外發布的信息，如宣傳資料、榮譽證照、年度報告等。

秘密是公司一般的秘密，一旦泄密會使公司利益受到較大損害，如重要會議紀要、人事檔案、規章制度等。

機密是公司重要的秘密，泄露會使公司的安全和利益遭受嚴重損害，如董事會決議、項目投資文件、公司規劃、財務報表、統計資料等。

（二）到期檔案的鑒定。公司及下屬項目公司對到期檔案進行鑒定，確定繼續保存或進行清理、銷毀。

文件保存期限除政府有關法令或公司其他規章特定者外，依下列規定辦理：

1、永久保存：

（1）公司章程；

（2）董事會及股東會紀錄；

（3）財務報表；

（4）政府機關核準文件；

（5）不動產所有權及其他債權憑證；

（6）工程設計圖；

（7）其他經核定須永久保存的文書。

2、十年保存：

（1）預算、決算書類；

（2）會計憑證；

（3）其他核定須保存十年的文書。

3、五年保存：

（1）期滿或解約之合約；

（2）其他核定須保存五年的文書。

4、一年保存：無長期保存必要的。

5、規章制度由公司及下屬項目公司綜合管理部永久保存，使用部門視其有效期予以保存。

6、公司及下屬項目公司綜合管理部每年年底應組織檔案管理員及相關專業人員對檔案資料進行整理。對超過保存期限的檔案，由檔案管理員填寫《檔案過期處理審批單》（詳見附件），報本部門及相關部門第一負責人審核、公司總經理/董事會批準。

7、決定銷毀的檔案資料，由檔案管理員負責填寫《檔案銷毀清冊》（詳見附件），銷毀檔案時至少有兩名監銷人。監銷人復核待銷毀檔案，銷毀完須在銷毀檔案目錄上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期并簽字確認。

8、檔案銷毀后，鑒定、銷毀過程中形成的《檔案銷毀清冊》及目錄應立卷歸檔、永久保存。

9、需繼續保存的過期檔案，應明確繼續保存的時間期限，并由檔案管理員在檔案卷內目錄、匯總表上注明。

六、檔案收集

（一）收集范圍。按照歸檔范圍進行收集。

（二）收集方式。公司及下屬項目公司均應指定專人負責整理本部門的文件資料，并定期向所在公司綜合管理部檔案管理員處提交文件資料。檔案移交人需填寫《檔案移交清單》（詳見附件），隨同已整理的檔案（含紙質檔、電子檔、實物）一并移交檔案室，檔案管理員接收檔案并簽字確認，《檔案移交清單》雙方各留一份。

（三）歸檔文件要求。

1、歸檔的文件為原件（無原件的歸檔需為具有憑證作用的復制件）。

2、非紙質文件配文字說明一并歸檔。

3、圖紙類歸檔前要驗證審批流程所需印章齊全才能歸檔。

4、檔案的制成材料利于長久保存。書寫材料：要使用耐久性強的碳素型黑色或藍色簽字筆、鋼筆，不得使用鉛筆、圓珠筆。

5、聲像檔案應使用數碼相機、攝相機等拍攝，要影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等，不能使用手機拍攝。

（四）公司及下屬項目公司收集以下檔案后，須提交電子檔（含目錄）至檔案管理員處，以便備份存檔。

1、公司成立、注冊、變更文件。含公司成立的請示、批復、會議紀要、章程、股東會決議、董事會決議、工商證照及變更文件。

2、公司合并、收購文件。含請示、批復、會議紀要、備忘錄；股權轉讓、收購的協議、合同；工商證照及變更文件等。

3、與合作方的相關文件。

（1）合作意向書、框架協議、合作協議、合同、重要談判記錄等。

（2）融資擔保文件：融資公告、報表、擔保、抵押等相關文件，融資合同、協議等（如發債、貸款等）。

（3）盡職調查資料：①盡職調查報告；②業務約定書；③委托協議書；④盡職調查清單及問卷；⑤目標企業提供的有關書面資料（含工商、法務、財務、工程、市場、人力等文件）。

（4）工程項目檔案。包括土地獲取、項目報建、勘查設計、招投標、工程管理、監理、施工、竣工驗收、結算等各階段形成的檔案。

（5）公司及下屬項目公司所獲榮譽。

注：1。如公司及下屬項目公司發生撤銷、拆分、合并等情況導致檔案不能安全保管，須將上述檔案原件全部移交公司綜合管理部。

七、檔案管理

（一）檔案管理員接收檔案資料后，應按照項目分類進行保管，按檔案編號順序規則存放，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利于檔案的保管和使用。

（二）檔案存檔分類主要以公司、項目、資料類型等建立檔案盒/檔案柜，在檔案盒/檔案柜上貼上資料明細表，且在檔案柜上標注公司/項目名稱和柜號，并在電腦上做好臺賬登記（表格/文檔），保證能從目錄匯總或電腦系統中以編號、關鍵詞、日期等方面檢索、查詢到所需文件。

（三）檔案管理員應至少每月一次對檔案保管狀況進行檢查，切實做好檔案“八防”（防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲）工作，確保檔案的完整和安全。如發現問題應及時報告部門領導，并采取補救措施，減少檔案的損失。

（四）檔案管理必須遵循保密制度，檔案室或檔案柜的鑰匙必須由專人保管，檔案室非檔案管理員不得入內，檔案室內禁止吸煙和大聲喧嘩。

八、檔案利用

（一）公司部門員工因工作需要，可以借閱與其工作有關的檔案資料。

（二）借閱檔案需填寫《檔案借閱審批單》、《重要物品外借審批表》，經部門負責人—綜合管理部—總經理/董事長審批后方可借閱。檔案借閱方式為：借出、復印、掃描、查詢。

填寫要求：

（1）《檔案借閱審批單》按照審批單上的要求填寫相關內容，申請部門填寫申請人所在的部門，文件標題或摘要填寫所要借閱/復印/拷貝電子檔的文件名稱，根據需要在“是否電子檔”或“是否復印”選擇是或否，用途填寫所要借閱/復印/拷貝電子檔的文件用于辦理的事項。

（2）《重要物品外借審批單》按照審批單上的要求填寫相關內容，申請部門填寫經辦人所在的部門，主送單位（或合作、上報單位等）填寫外借物品所辦理事項的主要單位，外借物品清單及借用時間填寫所外借的物品，借用時間必須填寫明確（如20__年x月__日__：__至20__年x月__日__：__），如不歸還必須注明不歸還原因及移交單位，涉及金額根據實際情況填寫，用途填寫所要外借文件用于辦理的事項。

（三）檔案管理員對檔案借閱進行登記，填寫《檔案借閱登記表》。借閱人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失，否則追究借閱人的責任，構成犯罪的依法追究法律責任。

（三）檔案應按期歸還，歸還時檔案管理人員要對檔案進行清點和檢查，包括檔案的件數、頁數，檔案原件完整，無損壞、無涂改等，并在《檔案借閱登記表》注明。如發現遺失或損壞，應及時報告部門領導。檔案到期仍需繼續使用的，借閱人需在到期前辦理續借手續。

（四）外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經檔案保管部門所在公司總經理審核批準后方可調閱。

（五）檔案在使用外借期間，檔案管理員必須保留一份復印件存檔，以便其他工作人員的查閱。

九、本制度自簽批之日起執行。

公司檔案管理的制度篇3

為加強檔案管理工作，提高檔案工作質量，更好地為單位工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》及有關檔案管理的規定，結合本局檔案工作的實際，制定本制度。

一、檔案立卷歸檔制度

為了使本局的立卷歸檔工作順利進行，完整地保存本單位在各項活動中形成的文件材料，供領導工作決策和各項工作服務，特制訂本制度。

1、凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應當歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。

2、本局領導和各科室承辦人員應將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時主動地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個人不得據為已有。

3、文件歸檔范圍，按余姚市檔案局的有關規定收集。

4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負責本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，并按規定時間造好移交清冊，簽字驗收，移交局辦公室。

5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求，負責收集全部應歸檔文件、基建、聲像等材料。

6、局辦公室財務人員應在次年的六月底前，按規定立卷歸檔，暫由財務人員保存一年后，移交檔案管理人員。

7、電子文件實行集中統一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔按照同類紙質文件的規定定期完成。

8、各科室根據歸檔要求，在應歸檔電子文件產生時打上相應的標記；把經辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中；辦理完畢的電子文件應在規定期限內進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進行分類集中拷貝，編制機讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。

9、歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案著錄規則基本要求。入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發現問題及時補救。

10、各科室一般應及時將上年度應歸檔的電子文件向辦公室歸檔，移交時做到數據完整、內容準確、利用安全、編目規范、帳目一致、手續清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執一份。

11、檔案管理員負責電子文件歸檔前的監督、指導工作，以及歸檔檢查驗收和接收后的統一編目、保管、開發利用，做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節數、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。

12、隨著計算機技術和設備的更新、發展，對庫存電子檔案應進行同步更新復制或補救新版本，歸版或有問題的載體仍需保存三年。

二、檔案庫房管理制度

1、檔案庫房是存入各類檔案的重地，庫房鑰匙由專人保管，非檔案室人員不得入內。

2、庫房要堅固，有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設施，并采取必要的預防措施和設置必要設備，確保檔案的安全。

3、庫房內要保持適應的溫度和濕度。根據季節不同氣候變化加強管理，做好每日的溫、濕度記錄。

4、庫房內經常保持整齊、整潔，每天下班前要認真檢查庫房，關好門窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫房內嚴禁吸煙，確保庫房安全。

5、庫房內檔案分類存放，排列要整齊有序，編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖，便于查找。不得在庫房內存放個人物品或堆放雜物。

6、要定期進行庫藏檔案的清理校對工作，做到帳、物相符。對破損、變質的檔案要及時進行修補復制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據。

7、電子檔案應配備專用的電子文件柜，每年定期備份，規范存放歸檔電子文件和數字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備；環境溫度選定在17℃-20℃，相對濕度選定在35%-45%。

8、檔案管理員調動工作時，應在離職前辦好檔案庫房的交接手續。

三、檔案查閱利用制度

1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續，填寫"借閱登記表"。查閱黨組會議記錄須注明借閱用途，并經黨組主要負責人批準。

2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經分管領導審批后，予以查閱。

3、查閱檔案，只限于在指定場所進行，未經批準，不得將案卷帶出綜合檔案室。

4、嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

5、查閱檔案和需復印（部分或全部）檔案材料的，應在利用效果登記表上注明，并經登記。

6、數字檔案查詢一般通過網上進行，查閱者通過網上檔案查詢系統查詢檔案，檔案管理員接到查詢申請后，按檔案查借閱權限從網上發往借閱者。借閱者一周內須將網上查閱的電子文件發回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質檔案。

7、要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發現有上述情況者，按《檔案法》規定進行必要處理。

8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數字檔案的查閱，查閱者需按要求在網上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對借閱和利用進行登記，以更好地為社會主義現代化建設服務。

四、檔案保密制度

1、檔案管理員要增強保密觀念，嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規定的保密紀律，不得泄露所藏檔案的內容，不準出賣、盜竊檔案機密，違者按情節依法懲處。

2、定有密級文件、資料，統一由專人收拆登記，發送時不得以普通郵件寄發。

3、已歸檔的機密、秘密文件、資料，只限于直接需要的部門和人員使用，查閱時須經分管領導批準。

4、各科室暫時保存的機密、秘密文件、資料，應妥善保管，不要讓外來人員隨便翻閱，用后立即歸檔。

5、對定有密級的文件、資料，未經密級審批單位批準，一般不準翻印和摘抄。摘抄保密文件、資料的工作筆記本，調離工作時收回注銷。

6、不得擅自擴大文件、資料的閱讀范圍，確因工作需要攜帶秘密以上文件、資料外出，須經領導批準。

7、不歸檔的秘密及內部（重復或多印）文件、資料，均應登記造冊，經主管領導批準，按規定統一銷毀，不準擅自處理和當廢紙出售。

8、數字檔案要求配備專門工作人員負責計算機系統的管理工作，設置計算機操作系統用戶口令，安裝殺毒軟件，并及時更新。嚴禁在計算機上運行各種來歷不明的軟件、游戲等。

9、保密的電子檔案數據信息不得直接或間接與互聯網或其他公共信息網絡連接，必須實行物理隔離。

10、對已存儲的電子檔案數據進行修改時，要建立修改臺帳。有保存電子數據檔案的計算機送維修時，應將有關數據的內容清空、刪除或將硬盤摘除，并做計算機修理登記。

11、嚴格注意口頭保密，做到守口如瓶，執行保密紀律，在公共場所、投稿、通訊、通電中，不得泄漏及涉及機密事項。電子檔案數據錄入工作人員必須遵守檔案保密制度，不得泄露所接觸檔案內容。

12、定期組織或結合安全保衛工作，進行保密教育和保密檢查。

五、檔案鑒定和銷毀

為了全面地考察室藏檔案的價值，確保室藏檔案的質量，定期對一些已到保管期限的檔案材料進行重新審定，方便檔案的管理和利用，特制定本制度：

1、室藏檔案的鑒定應堅持全面的、歷史的、發展的觀點，嚴肅而認真地去復審和制定每一件檔案的價值，不得帶有隨意性。

2、室藏檔案的鑒定工作在鑒定小組的統一組織和安排下進行，邀請被鑒定的單位有關人員參加，根據檔案的保管價值，對保管期限滿的檔案材料及時地開展鑒定工作。

3、經鑒定，尚需留存的零散檔案材料，按立卷原則，在室內繼續做好組卷歸檔工作。對已失去利用價值和保存價值的檔案材料，需銷毀的，由鑒定小組提出鑒定意見，編造銷毀清冊，未經登記造冊，不得擅自銷毀檔案。

4、屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

5、銷毀檔案時，要有兩人以上監銷，監銷人員在銷毀前應認真清點核對，在銷毀清冊上簽章，并將銷毀情況報告鑒定小組，銷毀清冊應列入綜合檔案室全宗卷永久保存。

6、嚴禁任何人、任何部門擅自銷毀各類室藏檔案和數字檔案。

六、檔案管理員工作職責

1、熱愛本職工作，刻苦鉆研業務，努力提高工作效率，為本單位的兩個文明建設服務。

2、加強與各級、各部門的聯系，做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作，保證其完整、及時歸檔。

3、堅持原則，保守機密，嚴格執行檔案管理制度、查閱制度和重大事項報告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故發生。

4、要妥善保管好數字檔案室系統登錄帳號和密碼，不得泄露他人，密碼應該定期更改。自覺做好檔案數據的維護與管理，定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性，保證數字檔案的安全保密。

5、積極開展檔案利用，及時、準確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項工作和領導決策服務。

6、做好檔案統計工作和利用效果反饋記錄。

7、切實做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防霉、防塵、防鼠咬的"八防"工作，達到檔案無丟失、無霉變、無差錯。

公司檔案管理的制度篇4

一、工程檔案管理制度

1、所有的工程設備檔案由工程組文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴守公司檔案管理制度和保密守則。

2、各類檔案應按系統分類：強電、弱電、空調、機管，統一存放檔案盒并貼上標簽。

3、檔案及圖紙是工程維修保養的重要依據，應妥善保存，如發現用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。需銷毀的資料應由總工程師及系統工程師組成鑒定小組研究后決定。

4、借閱檔案須經相應系統的工程師以上人員批準，文員登記并指定歸還日期，由文員按期追還，需續借的要重新登記。

二、維修檔案管理制度

1、維修檔案屬工程檔案的一部分，由工程組文員統一管理。

2、設備維修檔案按強電、弱電、機管、空調、裝修分類。

3、檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。

4、文員根據返回工程組的維修單，當天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。

5、文員每天核對發出和返回的維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發現不符馬上追查原因。

6、文員每月對維修檔考試大案記錄表、維修單等進行整理，并分類歸檔。

7、維修檔案作為評估大廈設備運行情況的根據，應妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由總工程師、系統工程師組成的鑒定小組統一審定后銷毀。

公司檔案管理的制度篇5

第一條為加強企業檔案工作，促進檔案工作為企業各項工作服務，根據<中華人民共和國檔案法>(以下簡稱<檔案法>)和有關法律、法規，制定本規定。

第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。

第三條企業應遵守<檔案法>，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。

第四條企業檔案工作接受檔案行政管理部門的監督和指導。

中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。

第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：

(一)貫徹執行<檔案法>等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度;

(二)統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作;

(三)指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

(四)監督、指導本企業所屬機構(含境外機構)的檔案工作。

第六條企業檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。

第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。

第十條企業采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。

第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批準后進行監銷。

第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。

第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。

第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業提供及時、有效的服務。

第十五條企業必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。

第十六條企業提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。

第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按<國有企業資產與產權變動檔案處置辦法>做好檔案的處置工作。

國有企業破產，破產清算組應妥善處置破產企業檔案;國有企業分立，檔案處置工作由分立后的企業協商辦理。

第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。

第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。

第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。

第二十一條本規定自20__年9月1日起實施。<國營企業檔案管理暫行規定>同時廢止。其他有關企業檔案工作的規定凡與本規定抵觸的，以本規定為準。

公司檔案管理的制度篇6

一、嚴格執行黨和國家的、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。

二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續。

三、各部室應明確規定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。

四、各類規章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。

五、各工程項目立項、國土、規劃、設計、監理、質監及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發展部負責歸檔。

六、各類承包合同、商務合同、協議的正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。

七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃等技術、圖紙分別由投資發展部、城建資產部、項目技術部、市場營銷部等業務部門按業務分工負責歸檔。

八、歸檔資料必須符合下列要求：

①文件材料齊全完整;

②根據檔案內容合并整理、立卷;

③根據檔案內容的歷史關系，區別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領導。

十、由分管領導定期組織檔案責任人、業務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據有關規定的酌情處置。

十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

公司檔案管理的制度篇7

檔案歸檔制度

一、文件材料的歸檔要求：

1、公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

2、公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

4、歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

5、歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

6、歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

7、歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

8、歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

9、非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

10、外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

11、為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

二、歸檔范圍及保管期限（參照企業檔案歸檔范圍及保管期限表）

三、歸檔時間：

1、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交檔案室歸檔。

2、凡專項工程、專題項目、科研課題等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

3、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

4、工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。

5、每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。

6、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

7、榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統一歸檔。

8、聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。

9、相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。

10、外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。

11、變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

12、公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

13公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

檔案查（借）閱制度

檔案借閱是檔案室的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

1、凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。

2、本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。

3、借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。

4、外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總理同意審核后方能帶出。

5、凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

檔案的保密制度

1、凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

2、非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。

3、全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。

4、凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。

5、查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。

6、檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。

7、定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。

檔案庫房管理制度

一、檔案入庫檢查：

1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。

2、入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒（袋）內。

3、定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

二、檔案庫房管理：

1、檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。

2、檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。

3、庫房門窗須安裝窗簾，庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

4、避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5、庫房內應有空氣調節和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。

6、庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。

7、庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。

8、檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9、對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告并采取措施予以處理。

10、每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。

檔案鑒定、銷毀制度

1、根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

2、保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

3、從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

4、檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

5、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷毀檔時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。

檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字

檔案保管統計制度

一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。

二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。

三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。

四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。

綜合檔案室主任職責

一、認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業務水平和管理水平。

二、努力學習業務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。

三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環節應嚴格把關。

四、組織檔案網絡成員進行業務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發展。

五、定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。

六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發展規劃。

七、負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。

檔案工作人員崗位職責

一、認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

二、負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

三、積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

四、做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

五、嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。

六、負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。

公司檔案管理的制度篇8

為進一步加強檔案管理工作，夯實檔案工作基礎，切實提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《干部人事檔案工作條例》，現制定管理辦法如下：

本辦法適用于我縣機關事業單位副科級以下的管理人員、專業技術人員和工勤人員的檔案管理工作，實行單位一把手負責制，選配政治素質好、作風正派的專門工作人員(以下簡稱人事干部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保證人員相對穩定。

檔案工作應遵循五大原則，即黨管干部、黨管人才，依規依法、全面從嚴，分級負責、集中管理，真實準確、完整規范，方便利用、安全保密。

各單位人事干部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密的工作，負責本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作，負責接交的檔案材料真實準確，完整規范，堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關事宜。

一、檔案內容

檔案材料主要涉及干部職工工作及學習過程中形成的供組織考察的各類資料，包括十大類：一是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考核鑒定，四是學歷學位、職稱、論文、培訓，五是政審、審計類，六是黨、團材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級并行、出國(境)審批，十是報到(派譴)證、計生材料。

二、檔案管理

檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。

收集檔案材料時應確保收集材料屬歸檔范圍，確保收集材料填寫規范、真實完整。具體要求：①檔案材料應當為原件;②檔案材料載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(或打印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。

經鑒別，符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個月內按要求履行移交手續送交檔案室。自文件下發之日起，未及時移交的檔案材料，檔案室不再接收。

三、檔案利用

檔案利用主要包括查(借)閱、復制和摘錄等。嚴禁拍攝復印檔案內容，因工作需要取證的，經審查批準后方可復印。

查(借)閱檔案一般要求2名以上共產黨員按程序申請，

由檔案室根據規定，確定是否提供和提供什么材料。嚴禁個人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續，限期歸還，不得轉借。

查檔(含復制、摘錄)程序：查閱單位填寫《查閱檔案審批表》，經單位和主管單位負責人同意后，報檔案室分管領導審批，人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調查證明材料介紹信查檔。

公司檔案管理的制度篇9

一、目的

為了規范公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、適用范圍

適用于公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。

三、職責

公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。

四、原則

分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。

五、檔案管理內容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身

份證復印件、學歷學位證復印件、轉正及晉級表、離職證明、各類合同及協議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。

六、程序

1、新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料后，統一裝入新建的檔案袋內，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質檔案統一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統為平臺進行統一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。

2、檔案建立：新員工經考核合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的復印件、個人簡歷、應聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報告、離職（失業）證明等。

七、為保證員工檔案信息的及時性和準確性，以體現系統時效性強的優點，及時更新、變化的資料進行系統錄入。

具體時限要求如下：

1、新員工入職、員工調動、任命、借用、離職信息自生成之日起二個工作日內錄入電子檔案，并進行紙質檔案歸檔；

2、組織機構變動、培訓管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內錄入，并進行紙質檔案歸檔；

3、社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內錄入，并進行紙質檔案歸檔。

八、人事檔案借/調閱

1、調閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請表》并經有效批準。

2、本部門員工的人事檔案調閱需經部門主管批準。

3、部門主管有權調閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審核，并報總經理批準。

4、部門主管級別的人事檔案，總經理有權調閱。

5、調閱檔案原則上在行政人事部門內部并在指定人員陪同下調閱。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管批準。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得復印，借出的檔案必須在2天內歸還。

6、所有調閱檔案，均需登記備案。

九、人事檔案歸屬

1、繼續受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據；檔案分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應在妥善保管一年以后銷毀。部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以后銷毀。

十、本制度最終解釋權歸行政人事部，本制度從下發之起實施。

發出部門：行政人事部

公司檔案管理的制度篇10

第1條檔案的管理：

(一)辦公室是檔案的執行管理部門,并由專人負責檔案管理;

(二)凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表,都必須及時歸檔;

(三)檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料;

(四)檔案管理使用專用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學查檔;未經辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。

第2條檔案歸檔范圍：

(一)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;

(二)政府、項目批文、合同,公司董事會形成的文件材料;

(三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等);

(四)資金借貸、業務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯系函件等);

(五)公司制度體系、會議紀要、內部發文(工作流程、公司決定等),發展規劃、工作總結等;

(六)工程進度計劃控制文件(含業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙,工程部門留用復印件備份等;

(七)公司各部門年度工作計劃(財務資金計劃由財務部歸檔);

(八)公司有效證照、證件;

(九)具有法律效力及保存價值的文件;

(十)公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等;

(十一)員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;

(十二)公司獲得的各種社會榮譽資料;

(十三)會計統計、年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發的有關財務類文件材料(此類檔案由公司財務部自行保管存查);

(十四)組織人事教育培訓、員工變動表、花名冊、教育培訓;

(十五)其他需要歸檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料,上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

第3條檔案立卷要求：

(一)辦公室應及時做好檔案歸檔分類保管工作;財務和物業應自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;

(二)公司各部門應及時向辦公室移交發生的檔案材料,如材料還需使用,也應向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續;各部門必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交歸檔的文件材料;

(三)各部門向辦公室提交檔案時,要嚴格履行移交手續;檔案管理人員按文件材料分類造冊,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間;

(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規律和特點,保持檔案質檢的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用;

(五)卷內檔案材料應按材料排序,依次編寫頁號;

(六)有關卷內材料的情況說明,都應逐填寫在目錄備注內;

(七)案卷封面,應逐項按規定用鋼筆或簽字筆書寫,字跡要工整、清晰。

第4條檔案歸檔時間:

(一)公司每半年進行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結論;

(二)財務部門需按時間要求將檔案歸檔清整結論情況以書面形式報總經理批示后交辦公室存查;

(三)物業公司檔案按公司工作要求清整情況及結論報辦公室存查;根據公司要求獨立建立清查歸檔并將結果書面報辦公室存查。

第5條檔案的借閱:

(一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續,在規定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調換、撕毀等損壞檔案行為,并應及時歸還。

(二)各部門因工作需要,借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準,然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿,方可借閱;

(三)公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門負責人批準,否則不予借閱;

(四)借閱檔案必須嚴格履行登記手續,歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷;

(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經公司總經理批準;

(六)借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過10天;檔案管理責任人需追述借閱歸還并做好記錄;

(七)借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失;

(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規定辦理;

(九)會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務同意并報總經理批準。外單位因特殊需要,查閱有關會計檔案時,應持正式公文,并經總經理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印,應經總經理同意方可辦理。

第6條檔案保密級別:

(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經理核定簽注;

(二)有密級的檔案需經公司總經理或授權辦公室主任同意翻閱和復印使用;

(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;

(四)一般檔案管理,屬業務工作使用范疇,對內予以及時提供利用;對外按借閱手續經辦公室主任批準辦理。